سیستم حسابداری چیست؟

سیستم حسابداری مجموعه ای از فرآیندها و رویه هایی است که برای ثبت، سازماندهی و تجزیه و تحلیل تراکنش های مالی یک کسب و کار استفاده می شود. این اساساً نشان دهنده سلامت مالی یک شرکت است.

شرکت خدمات حسابداری داراکو به برخی از اجزای کلیدی یک سیستم حسابداری به صورت خلاصه پرداخته است:

ثبت رویداد های مالی: این شامل مستندسازی هر رویداد مالی مانند فروش، خرید، پرداخت و دریافت است.

طبقه بندی حساب ها: معاملات به حساب های خاصی مانند وجه نقد، حساب های دریافتنی، موجودی کالا و هزینه ها طبقه بندی می شوند.

خلاصه سازی اسناد ثبت شده: داده های مالی در صورت های مالی، از جمله صورت سود و زیان، صورت وضعیت مالی و صورت جریان نقدی خلاصه می شود.

تجزیه و تحلیل: این اظهارات برای ارزیابی عملکرد مالی، سودآوری و سلامت مالی کلی کسب و کار تجزیه و تحلیل می شوند. سیستم های حسابداری می توانند دستی یا کامپیوتری باشند.

سیستم‌های دستی اغلب شامل استفاده از دفتر روزنامه و دفتر کل هستند، در حالی که سیستم‌های کامپیوتری از نرم‌افزار برای خودکار کردن بسیاری از وظایف استفاده می‌کنند.

چرا یک سیستم حسابداری مهم است؟

نظارت مالی: تصویر واضحی از وضعیت مالی یک کسب و کار ارائه می کند.

تصمیم گیری: به تصمیم گیری آگاهانه در مورد سرمایه گذاری ها، هزینه ها و رشد آینده کمک می کند.

انطباق: انطباق با مقررات مالیاتی و سایر الزامات مالی را تضمین می کند.

روابط سرمایه گذار: اطلاعات ضروری را در اختیار سرمایه گذاران و ذینفعان قرار می دهد.

بیشتر بخوانید: برون‌سپاری خدمات مالی و حسابداری

انواع سیستم های حسابداری

در ایران سیستم های حسابداری متنوعی وجود دارند لیکن برخی از آنها مورد تایید بسیاری از سازمان ها می باشد به دلیل ایتکه نیازهای سازمان ها و کسب و کارها را برآورده می کند. برخی از سیستم های حسابداری که می توان به ان اشاره کرد:

• سیستم حسابداری راهکاران
• سیستم حسابداری سپیدار
• سیستم حسابداری رایورز
• سیستم حسابداری هلو
• سیستم حسابداری شایگان سیستم

سیستم های حسابداری فوق مورد استفاده بسیاری از شرکت ها در ایران می باشد لیکن برخی از شرکت ها اقدام به برنامه نویسی برای سیستم حسابداری خود می باشند و سیستم حسابداری متناسب با کسب و کار خود را برنامه نویسی کرده و از آن استفاده می کنند.

شرکت حسابداری داراکو یکی از شرکت های فعال در این حوزه می باشد که با در دست داشتن مشاوران مالی و حسابداری خود و برنامه نویسان، اقدام به اجرای یک سیستم حسابداری مختص شرکت داراکو کرده است.

ویژگی های یک سیستم حسابداری مناسب

یک سیستم حسابداری خوب طراحی شده برای سلامت مالی یک کسب و کار بسیار مهم است. در اینجا داراکو چند ویژگی کلیدی که سیستم حسابداری باید داشته باشد را که باید به دنبال آنها باشید معرفی میکند:

1. دقت و قابلیت اطمینان:

یکپارچگی داده ها: اطمینان می دهد که داده های مالی دقیق، کامل و به دور از خطا هستند.

کنترل های داخلی: کنترل ها و تعادل ها را برای جلوگیری از تقلب و اشتباه اجرا می کند.

2. کارایی و بهنگام بودن:

اتوماسیون: از فناوری برای ساده کردن فرآیندها و کاهش وظایف دستی استفاده می کند.

به روز رسانی در زمان واقعی: اطلاعات مالی به روز را برای تصمیم گیری به موقع ارائه می دهد.

3. انعطاف پذیری و مقیاس پذیری:

انطباق پذیری: می تواند تغییرات در عملیات تجاری و رشد را در خود جای دهد.

مقیاس پذیری: افزایش حجم تراکنش و پیچیدگی را بدون سربار قابل توجه کنترل می کند.

4. رعایت:

رعایت مقررات: با استانداردهای حسابداری مرتبط مانند GAAP،IFRS و مقررات مالیاتی مطابقت دارد.

قابلیت حسابرسی: از ممیزی ها پشتیبانی می کند و مستندات لازم را ارائه می دهد.

5. کاربرپسند بودن:

رابط بصری: استفاده آسان برای حسابداران و پرسنل غیر مالی.

دسترسی: قابل دسترسی از دستگاه ها و مکان های مختلف.

6. امنیت:

حفاظت از داده ها: از داده های مالی حساس در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت می کند.

Disaster Recovery: دارای تدابیری برای بازیابی اطلاعات در صورت خرابی یا فاجعه سیستم است.

7. یکپارچه سازی:

قابلیت همکاری: با سایر سیستم های تجاری مانند CRM، ERP برای جریان یکپارچه داده ها یکپارچه می شود.

سازگاری داده ها: ثبات داده ها را در سیستم های مختلف تضمین می کند.

8. مقرون به صرفه بودن:

بازده حقوق صاحبان سهام: بازدهی مثبت سرمایه را از طریق بهبود کارایی و تصمیم گیری فراهم می کند.

هزینه های مقیاس پذیر: هزینه ها با اندازه و نیازهای کسب و کار هماهنگ هستند. با در نظر گرفتن این ویژگی ها، کسب و کارها می توانند یک سیستم حسابداری را انتخاب کنند که اهداف و عملیات مالی آنها را به طور موثر پشتیبانی کند.

انواع سیستم های حسابداری مورد استفاده در سازمان ها

با توجه به تجربه کارشناسان شرکت حسابداری داراکو که با بسیاری از کسب و کار ها و سیستم های حسابداری ارتباط داشته اند و مسئولیت واحد مالی شرکت ها را بر عهده داشته اند، اکثر غریب به اتفاق شرکت های رده متوسط و کوچک که در دسته شرکت های بازرگانی و خدماتی و پیمانکاری می باشند، از سیستم حسابداری سپیدار به منظور برآورده کردن نیازهای مالی خود استفاده می کنند.

البته ناگفته نماید از نظر تیم خدمات مالی داراکو نیز سپیدار از سایر سیستم های حسابداری برای کسب و کار های متوسط یک سر و گردن بالاتر است البته به تازگی با توجه به افزایش قیمتی که سپیدار برای افزایش شرکت ها در سیستم قرار داده است باعث نارضایتی کسب و کار هایی که به شرکت های متعدد سیستم حسابداری نیاز دارند، شده است.

برای شرکت های تولیدی نیز از بهترین نرم افزارهای مورد استفاده در سازمان ها، میتوان همکاران را بسیار بهتر از سایر سیستم های حسابداری دانست.

بیشتر بخوانید: بهترین نرم افزارهای حسابداری شرکتی

امکانات حیاتی سیستم های حسابداری

یکی از ویژگی هایی که سیستم های حسابداری به منظور راحتی کاربر نیاز هستن که داشته باشند مرور حساب ها می باشد، مرور حساب ها به کاربر این اجازه را می دهد که هر زمان نیاز چیدا می کند به حساب دلخواه خود دسترسی پیدا کند و به منظور گزارش گیری و اصلاح حساب های نادرست اقدام کند.

از دیگر مواردی که نیاز است سیستم های حسابداری داشته باشند قابلیت تهیه صورت های مالی می باشد، به این دلیل که در هر زمان که استفاده کنندگان صورت های مالی به آن نیاز داشته باشند بتوانند به سرعت به این مورد دسترسی پیدا کنند.

در کنار این موارد نیاز است که سیستم های حسابداری قابلیت تهیه گزارشات حقوق و دستمزد به منظور ارائه به سازمان تامین اجتماعی و سازمان امور مالیاتی را داشته باشند.

جمع بندی

سیستم حسابداری فضایی است که به وسیله آن شرکت های حسابداری و حسابداران می توانند در آن رویداد های مالی کسب و کارها را جمع آوری، ثبت، طبقه بندی و گزارش کنند.

ویژگی هایی که سیستم های حسابداری مناسب باید داشته باشند خلاصه سازی اسناد به منظور گزارش گیری برای استفاده کنندگان درون و برون سازمانی است به صورتی که بتوانند تصمیم گیری مناسب را انجام دهند.