زیرمجموعه ای از مدیریت عملکرد کسب و کار (BPM) برنامه ریزی مالی است که به عنوان برنامه ریزی، بودجه ریزی و پیش بینی نیز شناخته می شود. در برنامه ریزی مالی، مدیران و کنترل کنندگان کسب و کار داده ها را از واحدهای تجاری خود جمع آوری می کنند، پیش بینی هایی در مورد تحولات بالقوه در بازارها انجام می دهند و برنامه ای را برای شکل دادن به آینده شرکت تدوین می کنند.
هر طرحی اشتباه است، اما بدون برنامه ریزی، آینده فقط یک شانس است، زیرا فاقد طراحی فعال است. فرآیند برنامه ریزی در درجه اول یک فرآیند ارتباطی است که در آن یک شرکت درک مشترکی از آینده ایجاد می کند، اهدافی را تعیین می کند و بر روی یک نقشه راه تقریبی برای چگونگی دستیابی به آن اهداف توافق می کند.
برنامه های شرکتی همیشه مربوط به یک دوره خاص است، معمولاً سال مالی آینده، که به دوازده ماه تقسیم می شود. سپس طرح شرکت معیاری برای توسعه واقعی است. در مورد این سوال راهنمایی می کند: آیا از نظر جهت و سرعت در مسیر درستی هستیم؟
3 دیدگاه برنامه ریزی شرکتی
برنامه ریزی را می توان از سه زاویه دید:
برنامه ریزی شرکت از دیدگاه زمانی
مدت زمان افق های برنامه ریزی بسته به شرکت، بازار و مدل کسب و کار متفاوت است. آنچه برای همه صادق است این است که نوسانات در حال افزایش است. به طور کلی، برنامه ریزی مبتنی بر زمان را می توان به سه گروه تقسیم کرد. همه چیز زیر یک سال عملیاتی است:
- الف) برنامه ریزی بلندمدت: برنامه راهبردی فراتر از 5 سال
- ب) برنامه ریزی میان مدت: تقریبا. 3-5 سال
- ج) برنامه ریزی سالانه: برنامه ریزی بودجه
شرکت خدمات مالی با بهره گیری از نیروهای مجرب خود تجربه جدیدی از بودجه بندی عملیاتی و سرمایه ای را در اختیار شرکت ها و صاحبان کسب و کار قرار می دهد.
بازه‌های زمانی معمول بودجه‌بندی
بودجه‌بندی معمولاً در بازه‌های زمانی مشخصی انجام می‌شود که بسته به نوع سازمان و اهداف آن متفاوت است. بودجه‌بندی سالانه رایج‌ترین بازه زمانی است که معمولاً با سال مالی سازمان هماهنگ می‌شود. این نوع بودجه‌بندی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا برنامه‌های کوتاه‌مدت خود را به‌طور دقیق‌تری مدیریت کنند. علاوه بر این، برخی سازمان‌ها از بودجه‌بندی فصلی یا ماهانه نیز استفاده می‌کنند تا بتوانند به‌طور مداوم عملکرد مالی خود را بررسی و اصلاح کنند. برای برنامه‌ریزی‌های بلندمدت، بودجه‌بندی چندساله (۳ تا ۵ ساله) نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف استراتژیک خود را در بلندمدت دنبال کنند. انتخاب بازه زمانی مناسب برای بودجه‌بندی به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع خود را به‌طور مؤثرتری مدیریت کنند.
برنامه ریزی کسب و کار سازمانی
در این نوع برنامه ریزی با توجه به واحد سازمانی تمایز قائل می شود. بسته به شرکت، اینها می توانند واحدهای تجاری یا بخش ها باشند.
هر واحد سازمانی در این مدل برنامه ریزی می کند. به عنوان مثال، بخش تولید یک برنامه تولید و بخش فروش یک برنامه فروش تهیه می کند که در آن عناصر عملکردی و سازمانی گنجانده می شود.
برنامه ریزی فروش شامل برنامه ریزی فروش واقعی، برنامه ریزی درآمد و غیره در سطح عملکردی و برنامه ریزی هزینه و پرسنل و غیره در سطح بخش های سازمان است.
بنابراین برنامه ریزی سازمانی با برنامه ریزی عملکردی همپوشانی زیادی دارد. سپس برنامه های واحدهای سازمانی منفرد باید تجمیع و تجزیه و تحلیل شوند تا ببینیم آیا آنها با هم تطابق دارند یا خیر.
برنامه ریزی عملکردی شرکتی
از منظر عملکردی، طرح های جزئی مانند موارد زیر ممکن است متمایز شوند:
- برنامه ریزی مالی شامل صورت سود و زیان (P&L) ترازنامه و برنامه ریزی نقدینگی (تحلیل جریان نقدی یا صورت جریان نقدی)
- محاسبه سودآوری شامل کنترل سرمایه گذاری و تجزیه و تحلیل ریسک
- برنامه ریزی فروش شامل تحلیل بازار تقاضا برای محصولات و خدمات خود شرکت
- برنامه ریزی فروش شامل درآمدهای پیش بینی شده
- برنامه ریزی هزینه شامل هزینه های اولیه و ثانویه
- برنامه ریزی سود شامل حسابداری حاشیه سهم (تحلیل سربه سر) و برنامه ریزی بودجه
- برنامه ریزی خرید شامل قیمت ها و طرحی برای کل زنجیره تامین
- برنامه ریزی پرسنل با توجه به ظرفیت ها و هزینه های کارکنان در سراسر شرکت
تمامی موارد فوق در قالب بودجه بندی توسط تیم مالی شرکت خدمات مالی داراکو تهیه و اجرا و گزارش می شود.
بودجه بندی مالی چیست؟
بودجه بندی مالی فرآیند برنامه‌ریزی و تخصیص منابع مالی است که به سازمان‌ها یا افراد کمک می‌کند تا درآمدها و هزینه‌ها را مدیریت کرده و به اهداف مالی خود دست پیدا کنند. این فرآیند شامل ارزیابی دقیق منابع مالی، هزینه‌ها و پیش‌بینی جریان نقدی برای یک دوره مشخص است. هدف اصلی بودجه بندی، کنترل هزینه‌ها، بهینه‌سازی منابع و شناسایی مشکلات مالی احتمالی است. بودجه بندی مالی همچنین، با نظارت مستمر بر عملکرد مالی و اصلاح مشکلات به تصمیم‌گیری‌های استراتژیک و کاهش ریسک‌های مالی کمک خواهد کرد. این فرآیند به عنوان ابزاری حیاتی برای حفظ ثبات مالی و موفقیت در کسب‌وکارها و سازمان‌ها عمل می‌کند.
گام‌های مختلف بودجه‌بندی مالی
بودجه‌بندی مالی فرآیندی چندمرحله‌ای است که شامل شناسایی منابع درآمدی، پیش‌بینی هزینه‌ها، تخصیص منابع و نظارت بر عملکرد مالی می‌شود. این مراحل به‌طور کلی شامل:
- تعیین اهداف مالی: شناسایی اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمان یا فرد.
- جمع‌آوری داده‌ها: تحلیل درآمدها و هزینه‌های گذشته و پیش‌بینی آینده.
- تهیه پیش‌نویس بودجه: تخصیص منابع به بخش‌های مختلف بر اساس اولویت‌ها.
- تصویب و اجرا: بررسی نهایی و اجرای بودجه.
- نظارت و اصلاح: ارزیابی مستمر عملکرد مالی و اعمال تغییرات در صورت لزوم.
- این گام‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به‌طور سیستماتیک و هدف‌مند به اهداف مالی خود دست یابند.
اهمیت بودجه بندی مالی
بودجه بندی مالی در مدیریت کسب‌وکارها و سازمان‌ها به دلیل ایجاد شفافیت، کنترل و پیش‌بینی مالی از اهمیت بالایی برخوردار است. این فرآیند به سازمان‌ها کمک می‌کند تا منابع مالی خود را به طور مؤثر تخصیص داده و به اهداف استراتژیک خود دست پیدا کنند. بودجه بندی مالی با فراهم آوردن نقشه راه دقیق برای درآمدها و هزینه‌ها، امکان شناسایی سریع مشکلات احتمالی را فراهم می‌کند و در صورت لزوم نیز انجام اقدامات اصلاحی به موقع را ممکن می‌سازد.
از طرفی دیگر، بودجه بندی شرکت به کاهش ریسک‌های مالی کمک می‌کند. با تحلیل دقیق هزینه‌ها و درآمدها، سازمان‌ها می‌توانند به طور مؤثرتر از منابع خود استفاده کرده و از بروز بحران‌های مالی جلوگیری کنند. این ابزار همچنین برای جذب سرمایه‌گذاران و تأمین‌کنندگان مالی بسیار مهم است، چرا که نمایش یک بودجه معتبر و دقیق می‌تواند اعتماد آنها را به راحتی جلب کند.
علاوه بر این، بودجه بندی مالی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا در شرایط اقتصادی متغیر و چالش‌های مالی، با انعطاف‌پذیری بیشتری عمل کنند. در نهایت، این فرایند به عنوان ابزاری برای بهبود تصمیم‌گیری‌های استراتژیک، ارزیابی عملکرد مالی و افزایش پایداری مالی در بلندمدت عمل می‌کند.
محدودیت‌های بودجه‌بندی مالی
بودجه‌بندی مالی با وجود مزایای فراوان، با محدودیت‌هایی نیز همراه است. یکی از اصلی‌ترین محدودیت‌ها، عدم قطعیت در پیش‌بینی‌ها است. بازارها و شرایط اقتصادی به‌طور مداوم در حال تغییر هستند و این تغییرات می‌تواند پیش‌بینی‌های مالی را تحت تأثیر قرار دهد. علاوه بر این، محدودیت‌های منابع نیز می‌تواند چالش‌هایی ایجاد کند. سازمان‌ها ممکن است با کمبود منابع مالی مواجه شوند که این امر باعث می‌شود نتوانند تمامی برنامه‌های خود را به‌طور کامل اجرا کنند. همچنین، زمان‌بر بودن فرآیند بودجه‌بندی و نیاز به مشارکت گسترده از بخش‌های مختلف سازمان، می‌تواند باعث کندی در اجرای برنامه‌ها شود. این محدودیت‌ها نیاز به مدیریت دقیق و انعطاف‌پذیری در فرآیند بودجه‌بندی دارد.
عوامل موثر در تنظیم بودجه
تنظیم بودجه تحت تأثیر عوامل متعددی قرار دارد که می‌تواند بر دقت و کارایی آن تأثیر بگذارد. شرایط اقتصادی یکی از مهم‌ترین عوامل است. تغییرات در نرخ تورم، نرخ بهره و وضعیت کلی اقتصاد می‌تواند بر درآمدها و هزینه‌های سازمان تأثیر مستقیم بگذارد. رقابت در بازار نیز عاملی کلیدی است که می‌تواند بر برنامه‌ریزی مالی تأثیر بگذارد. سازمان‌ها باید به‌طور مداوم رقبای خود را زیر نظر داشته باشند و استراتژی‌های خود را بر اساس آن تنظیم کنند. علاوه بر این، تغییرات در قوانین و مقررات نیز می‌تواند بر بودجه‌بندی تأثیر بگذارد. برای مثال، تغییرات در قوانین مالیاتی یا محیط‌زیست می‌تواند هزینه‌های سازمان را افزایش یا کاهش دهد. در نهایت، فناوری و نوآوری نیز می‌تواند بر بودجه‌بندی تأثیر بگذارد، چرا که سازمان‌ها ممکن است نیاز به سرمایه‌گذاری در فناوری‌های جدید داشته باشند تا بتوانند در بازار رقابتی باقی بمانند.
مزایای انجام بودجه‌بندی مالی شخصی
بودجه‌بندی مالی ابزاری قدرتمند است که نه‌تنها برای سازمان‌ها، بلکه برای افراد نیز مزایای قابل توجهی به همراه دارد. این فرآیند به افراد کمک می‌کند تا با مدیریت هوشمندانه منابع مالی خود، زندگی مالی بهتری داشته باشند. یکی از مهم‌ترین مزایای بودجه‌بندی، کنترل بهتر هزینه‌ها است. با برنامه‌ریزی دقیق، افراد می‌توانند هزینه‌های غیرضروری را شناسایی و کاهش دهند، که این امر به تعادل بیشتر در دخل و خرج منجر می‌شود. این کنترل نه‌تنها از هدررفت منابع جلوگیری می‌کند، بلکه به افراد امکان می‌دهد تا اولویت‌های مالی خود را بهتر مدیریت کنند.
یکی دیگر از مزایای کلیدی بودجه‌بندی، دستیابی به اهداف مالی است. بسیاری از افراد اهدافی مانند خرید خانه، ادامه تحصیل یا پس‌انداز برای بازنشستگی دارند، اما بدون برنامه‌ریزی دقیق، دستیابی به این اهداف دشوار می‌شود. بودجه‌بندی به افراد کمک می‌کند تا با تخصیص منظم بخشی از درآمد خود به این اهداف، به‌تدریج به آنها نزدیک شوند. این رویکرد نه‌تنها دستیابی به اهداف را ممکن می‌سازد، بلکه احساس موفقیت و رضایت را نیز در افراد تقویت می‌کند.
کاهش استرس مالی نیز از دیگر مزایای بودجه‌بندی است. بسیاری از افراد به دلیل عدم اطمینان از آینده مالی خود، دچار اضطراب و نگرانی می‌شوند. با بودجه‌بندی، افراد می‌توانند برای آینده برنامه‌ریزی کنند و از آمادگی مالی خود اطمینان حاصل نمایند. این برنامه‌ریزی نه‌تنها به کاهش نگرانی‌ها کمک می‌کند، بلکه احساس امنیت و آرامش را نیز به همراه دارد.
در نهایت، بودجه‌بندی به افزایش پس‌انداز منجر می‌شود. با تخصیص منظم بخشی از درآمد به پس‌انداز، افراد می‌توانند به‌تدریج ذخیره مالی خود را افزایش دهند. این پس‌انداز نه‌تنها برای مواقع اضطراری مفید است، بلکه به افراد امکان می‌دهد تا برای فرصت‌های آینده نیز آماده باشند. در مجموع، بودجه‌بندی مالی ابزاری ضروری است که به افراد کمک می‌کند تا منابع خود را به‌طور مؤثر مدیریت کرده و زندگی مالی بهتری داشته باشند.
انواع روش های بودجه بندی
انواع روش‌های بودجه بندی شرکت ها شامل چندین رویکرد مختلف است که هرکدام ویژگی‌های خاص خود را دارند:
• بودجه بندی افزایشی: در این روش، بودجه سال جدید با توجه به بودجه سال گذشته تعیین می‌شود. هزینه‌ها و منابع هر سال به صورت افزایشی (معمولاً بر اساس درصدی از بودجه قبلی) بررسی می‌شوند. این رویکرد بسیار ساده و سریع است و در سازمان‌هایی که دارای ثبات مالی هستند و تغییرات قابل توجهی در برنامه‌های آنها صورت نمی‌گیرد، روشی کارآمد است.
• بودجه بندی مبتنی بر صفر : در این روش، بودجه هر سال از صفر شروع می‌شود و تمامی هزینه‌ها باید از ابتدا توجیه شوند. به این معنا که هیچ هزینه‌ای به طور خودکار از بودجه سال گذشته به سال جدید منتقل نمی‌شود. این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تمامی هزینه‌ها را به طور دقیق و از نو ارزیابی کنند و از هدررفت منابع جلوگیری کنند. بودجه بندی مبتنی بر صفر بیشتر در مواقعی که سازمان به بازنگری کامل در هزینه‌ها و منابع نیز دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• بودجه بندی فعالیت‌محور: این روش بودجه بندی بر اساس فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان تنظیم می‌شود. در این رویکرد، هزینه‌ها بر اساس فعالیت‌ها و منابع مورد نیاز برای اجرای آنها تخصیص می‌یابد. به عبارت دیگر، سازمان به جای تمرکز بر هزینه‌ها یا درآمدها، به شناسایی و تخصیص منابع به فعالیت‌های خاص توجه دارد. این روش به شرکتها کمک می‌کند تا به طور دقیق‌تری هزینه‌ها را تخصیص دهند و فرآیندهای غیرضروری یا ناکارآمد را شناسایی و حذف کنند.
هریک از این روش‌ها بر اساس نیازهای سازمان و محیط اقتصادی قابل اعمال است و می‌تواند در مدیریت بهینه منابع مالی، موثر واقع شود.
بهترین روش‌های بودجه‌بندی مالی
انتخاب بهترین روش بودجه‌بندی به اهداف، اندازه سازمان و شرایط مالی آن بستگی دارد. بودجه‌بندی افزایشی روشی ساده و سریع است که بر اساس بودجه سال گذشته تنظیم می‌شود و برای سازمان‌هایی با ثبات مالی و تغییرات کم مناسب است. با این حال، ممکن است باعث تداوم هزینه‌های غیرضروری شود.
بودجه‌بندی مبتنی بر صفر نیاز به بازنگری کامل در هزینه‌ها دارد و هر سال از صفر شروع می‌شود. این روش برای سازمان‌هایی که با تغییرات گسترده مواجه هستند یا نیاز به بازسازی مالی دارند، ایده‌آل است، چرا که هزینه‌های غیرضروری را حذف می‌کند.
بودجه‌بندی فعالیت‌محور نیز بر اساس فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان تنظیم می‌شود و منابع را به‌طور دقیق‌تری تخصیص می‌دهد. این روش برای سازمان‌هایی که به دنبال بهبود فرآیندها و افزایش بهره‌وری هستند، بسیار مفید است. هر روش مزایای خاص خود را دارد و انتخاب بهترین روش به بهبود کارایی و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. سازمان‌ها باید با توجه به اهداف و شرایط خود، روشی را انتخاب کنند که بیشترین هماهنگی را با نیازهایشان داشته باشد.