فاکتور رسمی چیست؟

فاکتور رسمی، سندی است معتبر و قانونی که معامله‌ای بین فروشنده و خریدار را به‌ صورت دقیق و شفاف ثبت می‌کند. این سند فراتر از یک رسید ساده، به عنوان یک مدرک مالیاتی و تجاری پذیرفته شده و جزئیات کامل معامله شامل اطلاعات هویتی طرفین، مشخصات کالا یا خدمات، قیمت و مالیات بر ارزش افزوده را در خود جای می‌دهد. وجود این سند برای هر دو طرف معامله، به ویژه برای صاحبان کسب‌وکارها، نه تنها یک الزام قانونی، بلکه ابزاری ضروری برای مدیریت مالی، شفاف‌سازی فعالیت‌ها و ایجاد اعتبار است. در ادامه با فاکتور رسمی و نحوه صدور آن آشنا می‌شوید.

انجام امور مالیاتی خود را به شرکت خدمات مالیاتی داراکو بسپارید.

چه کسانی باید فاکتور رسمی صادر کنند؟

طبق قوانین مالیات بر ارزش افزوده، تمامی واحدهای تجاری اعم از بزرگ و کوچک که تحت پوشش این نظام قرار می‌گیرند، موظف به ارائه فاکتور معتبر در مبادلات خود هستند. این تعهد بدون در نظر گرفتن نوع طرف معامله (شخص حقیقی یا حقوقی) و بدون توجه به مبلغ تراکنش، برای همه فعالان اقتصادی الزامی است. تخطی از این تکلیف، به عنوان تخلف مالیاتی محسوب شده و پیگرد قانونی به همراه خواهد داشت.

فاکتور رسمی با کد ملی

فاکتور رسمی که طرف فروشنده آن شخص حقیقی می باشد، برای اطلاعات فروشنده نیاز به کد ملی دارد که نشان دهنده فروش توسط شخص حقیقی می باشد و به عنوان فاکتور رسمی با کد ملی شناخته می شود.

تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی

شرکت خدمات حسابداری داراکو تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی را در ارائه اطلاعات خریدار و فروشنده در فاکتور می داند البته شماره فاکتور از اقلام مهم در صدور فاکتور رسمی می باشد که در فاکتور غیر رسمی از اهمیت چندانی برخوردار نیست، بنابراین به فاکتور های صادره با قالب مشخص که دارای شماره فاکتور باشند و مشخصات فروشنده با تمامی اطلاعات اعم از شناسه ملی، کد ملی، شماره اقتصادی و ... وجود داشته باشند

به عنوان فاکتور رسمی شناخته می شود و این فاکتور ها باید در درگاه ملی خدمات مالیاتی که در حال حاضر سامانه مودیان نامیده می شود بارگزاری گردد و در صورتی که فاکتوری دارای اطلاعات کامل فروشنده نباشد و از ارائه فاکتور به سامانه مودیان مالیاتی خودداری شود به عنوان فاکتور غیر رسمی شناسایی می شود.

شرکت خدمات مالیاتی داراکو به عنوان ارائه دهنده کامل خدمات مربوط به سامانه مودیان اعم از صدور و ارسال فاکتور به سامانه مودیان به برخی از موارد مهم در صدور فاکتور رسمی اشاره می کند که بخشی از آن موارد به شرح زیر است: اطلاع از کد های کالای مورد تایید سازمان امور مالیاتی در صدور فاکتور رسمی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است که با توجه به قانون دائمی ارزش افزوده استفاده نادرست از کدهای موجود موجب بروز جرائم مالیاتی سنگینی بر کسب و کار می گردد.

درج اطلاعات خریدار در صدور فاکتور رسمی از عوامل بسیار مهم در سامانه مودیان است که در صورت عدم وارد کردن اطلاعات صحیح منجر به ارسال اشتباه فاکتور به سامانه مودیان می گردد.

بیشتر بخوانید: خدمات مشاوره مالیاتی چیست؟

مشخصات فاکتور رسمی چیست؟

یک فاکتور معتبر که از سوی اداره دارایی به رسمیت شناخته می‌شود، باید شامل مشخصات زیر باشد:

1. شماره سریال استاندارد: اصلی‌ترین نشانه‌ تشخیص یک فاکتور رسمی، درج شماره سریال منحصربه‌فرد بر روی آن است. این شماره باید با تکنیک چاپ افست یا ملخی و با رنگ قرمز اجرا شده و در لمس، اندکی برجستگی حس شود. این مشخصات فنی به ممیزان دارایی کمک می‌کند تا به سرعت اصالت سند را تایید کنند.
2. مهر و امضای معتبر: با توجه به بار حقوقی فاکتورهای رسمی، حضور مهر و امضای طرفین معامله امری ضروری و غیرقابل چشم‌پوشی است. این فاکتور باید توسط فروشنده و خریدار مهر و امضا شده و عاری از هرگونه خط‌ خوردگی یا اصلاح بدون اشاره باشد.
3. اطلاعات هویتی کامل: لیست دقیق و کامل اطلاعات هویتی هر دو طرف معامله باید در فاکتور درج شود. این اطلاعات شامل نام قانونی، نشانی دقیق، کد اقتصادی، کد ملی (برای اشخاص حقیقی)، کد پستی، شماره تماس و در مورد شرکت‌ها، شماره ثبت می‌شود.
4. محاسبات مالی و اعمال تخفیف: کالاها یا خدمات موضوع معامله باید با ذکر دقیق نام، تعداد، قیمت واحد و جمع توضیح داده شوند. در صورت اعمال هرگونه تخفیف، مبلغ یا درصد آن باید به وضوح قید شود. نکته‌ حائز اهمیت این است که تخفیف‌ها باید پیش از محاسبه‌ مالیات و عوارض ارزش افزوده اعمال شوند و در نهایت، مبلغ نهایی این مالیات و عوارض به درستی محاسبه و درج گردد.

چه اطلاعاتی باید در فاکتور رسمی باید باشد؟

موارد و اطلاعاتی که باید در یک فاکتور رسمی گنجانده شوند، شامل موارد زیر است:

• نام و نشانی کامل فروشنده
• نام و نشانی کامل خریدار
• شماره فاکتور
• تاریخ صدور فاکتور
• توضیحات مربوط به کالاها یا خدمات ارائه شده
• قیمت هر یک از کالاها یا خدمات
• مجموع مبلغ فاکتور
• مالیات و عوارض مربوطه
• شرایط پرداخت

این اطلاعات باید به طور دقیق و کامل در فاکتور رسمی درج گردند تا وضوح و شفافیت در معاملات تجاری حفظ شود. همچنین، فاکتور رسمی به عنوان یک مدرک قانونی محسوب می‌شود و در صورت بروز هرگونه اختلاف یا نارضایتی در معامله، می‌تواند به عنوان سندی معتبر برای حل و فصل این مسائل مورد استفاده قرار گیرد؛ بنابراین، توجه ویژه‌ای به این نکته داشته باشید.

صدور فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی

صدور فاکتور رسمی برای اشخاص حقیقی همانند اشخاص حقوقی می باشد با این تفاوت که در صورتحساب های با مشخصات خریدار حقیقی از کد ملی شخص حقیقی و کد اقتصادی منحصر به فرد ایشان استفاده می گردد.

فروش فاکتور رسمی با کد اقتصادی

فروش فاکتور رسمی با کد اقتصادی از مواردی است که برخی از شرکت ها و اشخاص حقیقی برای اقلام انبار خود اقدام به صدور فاکتور رسمی می کنند، در اصل فاکتور رسمی را به فروش می رسانند. برخی از شرکت ها و اشخاص حقیقی به دلیل اینکه برای فروش های رسمی خود، فاکتور خرید رسمی ندارند و به منظور جلوگیری از پرداخت ارزش افزوده اضافی به سازمان امور مالیاتی اقدام به خرید فاکتور رسمی می کنند که البته پس از بررسی کارشناسان داراکو و اجرایی شدن قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان، اقدام برای خرید فاکتور رسمی کاهش پیدا کرده است.

لیکن بسیاری از شرکت ها در حال حاضر با توجه به قوانین جدید هنوز هم اقدام به خرید فاکتور رسمی با کد اقتصادی می نمایند.

فاکتور رسمی بدون ارزش افزوده

داراکو در گفته های فوق فاکتور رسمی را به تفضیل توضیح داده اند لیکن برخی از افراد و صاحبان کسب و کار بر این باور هستند که فاکتورهایی که بدون ارزش افزوده هستند رسمی نیستند، در صورتی که بسیاری از فاکتور های رسمی بدون ارزش افزوده هستند و این مورد با توجه به کالاها و خدمات معاف قانون دائمی مالیات بر ارزش افزوده، بدون ارزش افزوده صادر می شوند.

به عنوان مثال شرکت های فروشنده کالاها و ملزومات پزشکی که یکی از مشتریان شرکت داراکو نیز می باشند با توجه به ماده 9 قانون مالیات بر ارزش افزوده از دریافت 10 درصد مالیات بر ارزش افزوده در کالاهای خود معاف هستند و نیازی به اضافه کردن ارزش افزوده به فاکتور فروش نیستند.

ذکر این نکته ضروری است که معافیت ارزش افزوده باعث نمی شود که گزارشات مربوط به سامانه مودیان را ارسال نکنیم و همه ی اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم و مکلف به رعایت قانون مربوط به سامانه مودیان هستند.

مالیات فاکتور رسمی چند درصد است؟

در صورتی که منظور از مالیات، مالیات عملکرد و سود شرکت می باشد، مالیات متعلقه برابر با تفاوت اختلاف خرید و فروش اقلام همان فاکتور و هزینه های مربوط به فروش اقلام فاکتور رسمی می باشد اما اگر منظور از مالیات، مالیات بر ارزش افزوده می باشد مطابق با قانون دائمی ارزش افزوده و همینطور قانون بودجه سال 1403 نرخ مالیات ارزش افزوده فاکتور رسمی برابر با 10% می باشد که این نرخ تا پایان سال 1402 برابر با 9% بود.

بیشتر بخوانید: معافیت مالیاتی چیست؟

جریمه عدم ارائه فاکتور رسمی

در صورتی که فاکتور رسمی ارائه نگردد از عمده ترین مواردی که در زمان رسیدگی موجب بروز مشکل می شود این است که کارشناس مالیاتی می تواند با توجه به کافی نبودن مدارک، فاکتور غیر رسمی فروش را با ارزش منصفانه و در نظر گرفتن ارزش افزوده و فاکتور خرید غیر رسمی را مورد قبول قرار ندهد. علاوه بر این با توجه به قانون دائمی ارزش افزوده مشمول جرائم سنگین این قانون هم قرار بگیرد.

به عبارت دیگر عدم ارائه فاکتور رسمی یکی از تخلفات مالیاتی محسوب می‌شود و می‌تواند عواقب جدی برای شخص یا کسب‌وکاری که مرتکب آن شده است، داشته باشد. جریمه عدم ارائه فاکتور رسمی به عوامل مختلفی از جمله نوع تخلف، مبلغ معامله، و قوانین مالیاتی حاکم بر آن حوزه بستگی دارد.

صدور فاکتور رسمی آنلاین

صدور فاکتور رسمی به صورت آنلاین، روشی سریع و کارآمد برای ایجاد و مدیریت اسناد مالی است. با پیشرفت تکنولوژی و گسترش استفاده از اینترنت، بسیاری از کسب‌وکارها به سمت صدور فاکتورهای الکترونیکی روی آورده‌اند که موجب افزایش دقت و سرعت و کاهش خطای انسانی گردیده است و همینطور باعث شده است که هزینه های چاپ و نگهداری فاکتور ها به صورت فیزیکی کاهش قابل توجهی داشته باشد و همینطور دارای دسترسی سریع با وجود اینترنت را دارا است. صدور فاکتور رسمی آنلاین به تنهایی دارای اهمیت نمی باشد، لیکن شرکت ها برای صدور فاکتور خود می توانند از فاکتور رسمی آنلاین استفاده کنند که فرایند صدور فاکتور برای صاحبان کسب و کار ساده تر گردد.

شرکت حسابداری داراکو یکی از شرکت های صدور فاکتور رسمی آنلاین می باشد که می تواند در این قسمت از کسب و کار شما همراهیتان نماید.

فاکتور رسمی مورد تایید دارایی

فاکتور های رسمی که دارای شماره فاکتور هستند و اطلاعات خریدار و فروشنده به طور کامل منظور گردیده باشد و در یک قالب مشخص ارائه گردند به عنوان فاکتور رسمی مورد تایید دارایی شناسایی می شوند، لیکن با توجه به قانون دائمی ارزش افزوده و همینطور قانون مربوط به سامانه مودیان و پایانه های فروشگاهی فاکتورهایی مورد قبول اداره دارایی می باشد که در سامانه مودیان ابراز شده باشند و دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی باشند که این مورد همان شماره فاکتورها در فاکتور رسمی فرمت قدیمی می باشد.

علاوه بر موارد ذکر شده استفاده از کدکالا و شرح دقیق کالا و خدمات از موارد مهم و اجتناب ناپذیر در فاکتور های مورد تایید دارایی می باشد.

جمع بندی

فاکتور رسمی سندی است که برای تایید معامله بین خریدار و فروشنده صادر می گردد و می تواند توسط اشخاص حقیقی و حقوقی صادر شود، در صورتی که شخص حقیقی فاکتور رسمی صادر کند از کد ملی در مشخصات فروشنده استفاده می کنیم و اگر شخص حقوقی صادر کننده باشد از شناسه ملی در اطلاعات استفاده می کنیم .

با توجه به قانون جدید سامانه مودیان فاکتور رسمی مورد تایید دارایی به فاکتوری گفته می شود که در سامانه مودیان ابراز و همه ی اطلاعات خریدار و فروشنده مشخص باشد و به منظور جلوگیری از جرائم مربوط به صدور فاکتور رسمی نیاز است که موارد مهم اطلاعات فاکتور رسمی مشخص گردند و به صورت غیر رسمی صادر نشوند.